Tips voor het maken van een planning

Het maken van een planning is iets wat je gaandeweg, door het gewoon te doen, leert. Je eerste planning zal misschien veel te ruim of veel te krap zijn, maar na een tijdje begin je vanzelf door te krijgen hoeveel tijd een taak in beslag neemt en waar jou goede en slechte punten liggen. Ben je bijvoorbeeld geen held als het gaat om een bepaald computerprogramma, dan is het wellicht verstandig om hiervoor wat meer tijd in te plannen. Dit soort dingen merk je vanzelf en na een tijdje wordt ook jij expert in het maken van planningen. Toch kunnen een paar nuttige tips nooit kwaad.

Tips die zorgen voor een goede uitvoering van je planning

Bij het maken van een planning, hoort ook het inplannen van taken die je misschien wat minder leuk vindt om uit te voeren, maar die helaas toch ook gedaan zullen moeten worden. Die zogenaamde rotklusjes kun je dan bijvoorbeeld aan het begin van je dag plannen, zodat je er daarna voor de rest van de dag vanaf bent, dat geeft een goed gevoel. Heb je de rotklusjes gedaan, dan ben je gemotiveerder om daarna verder aan de slag te gaan met andere taken die je wellicht een stuk leuker vindt om uit te voeren. Daarnaast kun je meteen al trots zijn op jezelf, want je heb die rotklusjes toch maar mooi gedaan. Streep ze af op je (elektronische) planning en je dag kan echt beginnen. Mensen die een planning maken maar zich er toch telkens niet aan houden, kampen vaak allemaal met een zelfde probleem: ze zetten vage, grote taken op hun planning die totaal niet behapbaar zijn. Wat je juist wil is dat je aan de slag gaat door je planning, dan heeft het plaatsen van dit soort megaopdrachten op je lijstje geen zin. Probeer een grote taak onder te verdelen in kleine, heldere vraagstukjes en je zult zien dat het allemaal veel makkelijker wordt om uit te voeren. Door het verkleinen van de taak wordt het bovendien ook duidelijker voor jezelf wat het eindresultaat van de taak zou moeten zijn en blijft het te overzien. Uitstelgedrag vermijd je zo, dankzij het in kleinere stukken verdelen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Een simpel voorbeeld hiervan is de grote, vage taak: ‘vakantie boeken’. Dit zou onderverdeeld kunnen worden in kleinere taken als ‘vakantieland kiezen’, ‘camping of hotel boeken’ en ‘vervoer boeken of regelen’. Wanneer je een duidelijke, beknopte en heldere taak voor jezelf hebt opgeschreven of opgenomen in je planning, is het zaak dat je daar ook een duidelijke deadline aan hangt. Een hele lijst met dingen die op vrijdag af moeten is vaak alleen maar verwarrend en zorgt er voor dat je blijft uitstellen, want ‘op vrijdag af’ is per slot van rekening een vrij ruim begrip. Moet de taak om tien uur ’s ochtends af? Om tien uur ’s avonds? Daar heb je op deze manier geen idee van, terwijl als je in je planning een tijdstip op zou nemen waarop de taak af zou moeten zijn, dat een heel ander verhaal zou zijn. Als je op vrijdag om tien uur ‘s ochtends een taak afgerond moet hebben, geeft dat bijvoorbeeld veel meer richting aan je werkdag, dan wanneer je in je planning enkel en alleen opneemt dat de taak op vrijdag af zou moeten zijn. Wees dus duidelijk als het gaat om deadlines. Werk je in een team, dan is het in sommige gevallen voor de rest van het team ook fijn om te weten wanneer zij kunnen verwachten dat een bepaalde taak af is. Over het algemeen leert de ervaring, dat te strak plannen geen positieve bijdrage levert aan de productiviteit op bijvoorbeeld de werkvloer. Hoe voorkom je zo’n situatie dan? Die voorkom je doordat je langzamerhand steeds beter leert te plannen en steeds beter leert om in te schatten hoelang het zal duren een taak voordat een bepaalde taak af is. In het begin is wat ruimer plannen zeker geen slecht idee, maar te ruim plannen zorgt uiteraard voor (onnodig) tijdverlies, wat dan ook weer ongewenst is. Stel je planning, indien mogelijk, bij als blijkt dat het echt niet haalbaar is. Stress wordt op den duur een boosdoener die er voor zorgt dat de productiviteit in ieder geval zal dalen. Een goede werksfeer is bovendien heel belangrijk voor de productiviteit (van een groep). Wat hier ook mee samenhangt, is het tijdig inlassen van pauzes. Pauzes zijn absoluut noodzakelijk om in te lassen. Houdt hier dan ook rekening mee bij het maken van een planning. Op het eerste gezicht lijken pauzes alleen maar pure tijdverspilling, maar niets is minder waar. Een pauze op z’n tijd zorgt voor een frisse blik, ontspanning en rust voor de hersenen. Na een pauze ben je vaak veel productiever en kun je weer met frisse moed aan de slag. Een laatste tip is een opgeruimde werkomgeving. Bij het afwerken van je planning is het de bedoeling dat je gefocust blijft, zodat je je gemaakte planning ook daadwerkelijk af kunt werken. Een rommelige werkplek draagt daar niet aan bij. Alles wat je niet nodig hebt en niet gebruikt kun je beter wegstoppen en verplaatsen naar een andere plek. Vaak wordt er gezegd dat een opgeruimde werkplek staat voor een opgeruimd hoofd, en dat is nu juist wat we willen. Een opgeruimd hoofd zorgt er voor dat je je goed kunt concentreren en dat je lekker door kunt werken aan de taken die je in je planning hebt opgenomen.

Categorieën: Uncategorized

Geef een reactie